Noodweer+test+creativiteit+en+flexibiliteit+van+evenement+organisatoren
Nieuws

Noodweer test creativiteit en flexibiliteit van evenement organisatoren

PUBLIEKSEVENEMENTEN FESTIVALS - Het was even schrikken begin september, met bakken tegelijk kwam de regen naar beneden, harde wind...'Veel evenementen werden afgelast', was het bijzinnetje in het radiojournaal. Als eventprofessionals weten we wat dit kan doen met een evenement en niet altijd volstaat een slechtweerscenario. EventBranche.nl vond twee voorbeelden van snel en slim schakelen.

Wat: AH Sportfestijn - Een evenement waarbij Albert Heijn de samenwerking met NOC*NSF tot leven laat komen met veel sporten en goed en gezond eten.
Wie: Evenement van Albert Heijn
Waar: Zuiderpark Den Haag
Wanneer: 9 en 10 september
Waarom afgelast: centimeters regen op het terrein

Op 9 en 10 september zou het Zuiderpark in Den Haag volledig in het teken staan van de AH Sportfestijn dag. Maar de regen was spelbreker en niet zo'n beetje ook. Het hele evenement moest worden afgelast. Albert Heijn, die eerder al met ons sprak over de grotere rol van eventmarketing in hun marcom-mix, handelde snel en plaatste dit bericht op de website en social media: 'Helaas zijn we genoodzaakt het AH Sportfestijn af te gelasten. De hevige regenval van de afgelopen nacht heeft ervoor gezorgd dat het festijnterrein onbegaanbaar is. De veiligheid van de bezoekers kan door de organisatie niet worden gegarandeerd en de beleving van sport en beweging valt hierdoor in het water.'

'In de vroege ochtend is nog met man en macht geprobeerd om het water weg te pompen, maar helaas zonder gewenst resultaat. Op zulke momenten staat de veiligheid van de bezoekers altijd voorop. Dit is ontzettend balen. Voor iedereen die een kaartje heeft gekocht, voor de betrokken sportbonden en verder natuurlijk voor iedereen die hier heeft geholpen om een supersportief weekend neer te zetten. We hopen op begrip voor deze situatie en iedereen die een kaartje heeft gekocht krijgt zijn geld terug.'

Nog veel slimmer was het snelle handelen door Davy, de Buik Billen Bonus man, die online al een hit was in te zetten om toch nog iets qua PR uit het evenement te halen. 'Helaas is het AH Sportfestijn afgelast maar dat is geen reden om niet te sporten  😉 Doe je mee met Davy?' Het filmpje bereikte alleen op Facebook al meer dan 100.000 impressies:



Wat: Swim to Fight Cancer Doetinchem
Wie: Fight Cancer, Swim to Fight Cancer is een recreatief zwemevent in een stads decor waarbij deelnemers en teams zoveel mogelijk donaties ophalen voor Fight cancer, een stichting die fondsen werft voor wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie via KWF Kankerbestrijding.
Waar: Oude IJssel Doetinchem
Wanneer: 9 september
Waarom afgelast: Door de hevige regenval veranderde de kwaliteit van het 'zwem'water, waardoor het water werd afgekeurd als zwemwater

Ook hier gooide de regenval het evenement compleet om. En ook hier werd snel en duidelijk gecommuniceerd: 'Zoals te zien is in de Nieuwsbrief van de namiddag van 7 september kan er aanstaande zaterdag 9 september niet gezwommen worden. Deelnemers kunnen per e-mail aangeven of ze gebruik willen maken van het geweldige aanbod van andere Swim to Fight cancer steden om daar later (gratis) mee te zwemmen:
10 september in Hoorn
17 september in Apeldoorn
17 september in 's-Hertogenbosch
We gaan in Doetinchem op 9 september wel een andere prestatie doen, nu per kano. 

De Kids kano's starten om 10.00 uur vanaf De Bleek
De kano's van de overige deelnemers starten om 12.00 uur vanaf De Bleek.
Jammer dat we niet kunnen zwemmen, we gaan er wel een geweldige dag van maken!'

Uiteindelijk werd het evenement in kano's alsnog een groot succes, met een opbrengst van enkele tienduizenden euro's.


 

KLAP Evenementenverzekering over het verzekeren van slecht weer:

Er is bij de basisdekking binnen de evenementenverzekering geen eigen risico van toepassing. Daarnaast is facultatief de uitbreiding voor onder meer slecht weer mogelijk:

Extreem weer
U verzekert zich voor het niet door kunnen gaan van het evenement, uitstel, onderbreking of voortijdig beeindiging door extreme weersomstandigheden. Dit zijn kortstondige weerscondities die gepaard gaan met stortregens en/of zware stormen.

- Slecht weer dekking minimaal 10 dagen van te voren
Een buiten evenement organiseren in Nederland is niet zonder risico’s. De weersomstandigheden direct voorafgaande aan dan wel tijdens het evenement kunnen zodanig zijn, dat noodzakelijkerwijs tot afgelasting, uitstel, onderbreking of vroegtijdige beëindiging moet worden besloten. Dit risico kan tegen een meer premie worden verzekerd. Een aanvraag voor een slecht weer dekking dient minimaal 10 dagen voorafgaande het evenement te zijn aangevraagd bij Klap bv. Deze dekking kan alleen voor Nederland worden afgegeven.

© 2023 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.