ATP Event Experts verzorgt logistiek en accommodaties voor G-Star evenement
EVENEMENTENBUREAU REISORGANISATIE - Tijdens de grootste beurs van de Fashion Week in Berlijn, de Bread & Butter, vond de G-Star RAW Staff Day plaats. Zo’n 450 medewerkers van Europese winkels kwamen op uitnodiging van G-Star de nieuwste kledingcollectie bekijken. ATP Event Experts regelde de complete logistiek en accommodaties rond dit 24-uursevenement.
José Scholma, Project Manager bij ATP Event Experts legt uit: 'De logistieke coördinatie begint met de registratiewebsite die wij voor G-Star hebben opgezet. De deelnemers laten hier hun gegevens achter die we vervolgens één voor één nalopen. Wij kijken waar ze vandaan komen en we adviseren vervolgens de afdeling Groupticketing [die de boekingen maakt, red.] vanaf welk vliegveld de deelnemer moet vliegen.” De genodigden moeten dezelfde ochtend vanaf alle uithoeken van Europa naar Berlijn vliegen. En daar komt soms meer bij kijken dan je zou verwachten: “Eén deelnemer moest vanaf een stukje Spanje aan de Noord-Afrikaanse zijde van de Straat van Gibraltar met het pontje over om aldaar een auto te huren om vanaf Malaga naar Berlijn te kunnen vliegen. Hiervoor hebben we direct telefonisch contact met de desbetreffende deelnemer', vertelt José.
Pieken
Het piekmoment voor de logistieke organisatie ligt anderhalve week voordat de Staff Day plaatsvindt. De registratie moet dan voltooid zijn, de tickets geboekt en alle deelnemers moeten een persoonlijke brief hebben ontvangen met daarin hun reisbescheiden. Vervolgens moeten de puzzelstukjes van de hotelkamers nog definitief gelegd worden. José: 'Bij de laatste Staff Day hadden we circa 300 hotelkamers nodig voor 450 mensen. Op het laatste moment kwamen daar nog inschrijvingen bij. Wij beslissen, volgens de regels van G-Star, wie in welke één- of tweepersoonskamer overnacht. Hiermee houden we rekening met het geslacht maar ook of ze bijvoorbeeld uit dezelfde winkel komen. Vervolgens organiseren we natuurlijk de logistieke coördinatie ter plaatse.'
Service van de bovenste plank
'Eenmaal op locatie, dan is natuurlijk de logistiek tot in de puntjes verzorgd. De genodigden komen ’s morgens aan op de luchthaven en vertrekken direct met bussen naar de beurs. De medewerkers van ATP Event Experts organiseren in de tussentijd de bagage in het hotel waar alle koffers worden gelabeld met het kamernummer voor een snelle doorgang wanneer ze ‘s avonds tegelijkertijd aankomen in het hotel. Ook de volgende ochtend organiseert ATP Event Experts het vertrek van de genodigden. Wat dit event uitdagend maakt én tegelijkertijd erg leuk, is de doelgroep. Het gros van de genodigden is erg jong en heeft weinig reiservaring. Wij zijn hier bewust van en bieden daarom service van de bovenste plank. De deelnemers zien het écht als een cadeautje dat ze zijn uitgenodigd door G-Star. Het enthousiasme dat ze tonen, maakt het ook voor ons elke keer weer een erg leuk event om uit te voeren.'
