5 tips om de no show tot een minimum te beperken
CONGRESLOCATIE - 'Wanneer je een evenement organiseert, zijn er altijd gasten die zich wel aanmelden, maar uiteindelijk toch niet komen. No show, zoals dat heet. De cijfers liegen er niet om: als organisator van een evenement moet je rekening houden met een no show van 10 tot zelfs 30 procent bij gratis bedrijfsevenementen.'
Evenementenlocatie de Rijtuigenloods in Amersfoort is aan het woord en geeft een paar tips om de no show zo laag mogelijk te houden. 'Wanneer je bedenkt dat deze percentages wereldwijd en voor ieder evenement gelden, weet je ook dat dit fikse gevolgen heeft, zowel financieel als op het gebied van duurzaamheid. Neem daarom eerst even één minuutje om dit filmpje te bekijken en lees daarna hoe je no show terugdringt:'
1. Nodig op tijd uit
De uitnodiging voor je evenement stuur je ongeveer acht weken van tevoren. Persoonlijke uitnodigingen doen het altijd beter dan algemene, dus zorg er tijdig voor dat je database goed op orde is. Verder blijkt een papieren uitnodiging nog altijd meer attentiewaarde te hebben dan een digitale, dus dat is ook iets om rekening mee te houden. Verder is je uitnodiging natuurlijk in lijn met het thema van het evenement, zodat je gasten de communicatie rond je evenement ook als zodanig herkennen.
2. Bevestig iedere aanmelding
Vaak vergeten, maar zo belangrijk: de bevestiging van de aanmelding. Even een berichtje met daarin de ontvangstbevestiging zorgt ervoor dat de gast zich gezien voelt en eerder geneigd is daadwerkelijk te komen. Wanneer je je ontvangstbevestiging vergezeld laat gaan van een korte en persoonlijke ‘leuk-dat-je-komt’-tekst, vergroot je die impact. De meest belangrijke gasten kun je het beste bellen; dat biedt je ook de mogelijkheid deze gast te vragen wanneer hij denkt te arriveren, omdat je hem persoonlijk wilt ontvangen.
3. Reminders en social media
Ongeveer vijf weken van tevoren stuur je een reminder per mail. Hiermee bied je de genodigden die zich nog niet hebben aangemeld, de mogelijkheid dat alsnog te doen. Dit is ook het moment waarop accountmanagers hun klanten na kunnen bellen om hen te vragen of ze aanwezig zullen zijn. Ondertussen kun je op LinkedIn een groep aanmaken, waarop je mensen uitnodigt voor verschillende themadiscussies die ook tijdens het evenement een rol spelen. Een groot voordeel hiervan is dat je betrokkenheid creëert terwijl je de genodigden tegelijkertijd uit de anonimiteit haalt. Ook andere sociale media zijn hier geschikt voor: discussies op Facebook of statusupdates op twitter zorgen ervoor dat het evenement meer gaat leven, wat de kans op no show aanzienlijk verkleint. Een beetje prikkelen mag ook: de genodigden moeten het gevoel krijgen dat ze dit evenement echt niet mogen missen.
4. De laatste week
Ongeveer een week van tevoren stuur je alle gasten die zich hebben aangemeld, nog een korte reminder mét afmeldingsmogelijkheid. Op deze manier krijg je misschien wel wat afmeldingen, maar als je daar van tevoren al van op de hoogte bent, kan de catering daar op inspelen. Vergeet overigens niet dat de afmeldingsoptie eenvoudig moet zijn: hoe meer handelingen iemand moet verrichten om zich af te melden, hoe kleiner de kans dat hij die moeite neemt. Een dag voor het evenement of op de ochtend zelf stuur je alle gasten natuurlijk nog even een - liefst persoonlijk - SMS-berichtje: “vandaag is het zover, we beginnen om…, wij verheugen ons op je komst!”
5. Persoonlijke aanpak werkt
Het mag duidelijk zijn: no show verminder je vooral door een persoonlijke aanpak in combinatie met meerdere contactmomenten. Iedere genodigde moet zich gezien en welkom voelen. No show is niet te voorkomen, maar als je er aandacht aan besteedt, kun je het percentage no show wel naar beneden brengen. Dat scheelt in de kosten en het is veel beter voor de wereld van vandaag en morgen: je hoeft na afloop namelijk minder voedsel weg te gooien. Sommige bedrijven gaan trouwens nog wat verder: die sturen de genodigden die niet kwamen opdagen, een factuur. Het geld dat dit oplevert, maken ze over aan een goed doel.
